Algemeen
Dit document dient om aan u als cliënt en/of belanghebbende uit te leggen hoe onze organisatie met privacy omgaat. Immers de bescherming van uw gegevens, de geheimhouding daarvan en de integriteit waarmee wij onze dienstverlening uitvoeren, vormen de basis voor het bestaan van onze dienstverlening.
Privacygegevens
Privacygegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die met u in verband kunnen worden gebracht. Daar waar wij spreken over u wordt bedoeld u als natuurlijk persoon, echter ook rechtspersonen, eenmanszaken, vennootschappen onder firma en maatschappen worden door ons hieronder verstaan aangezien deze laatste categorieën weer te herleiden zijn naar u als natuurlijk persoon.
U deelt privacygegevens met ons als u cliënt bij ons bent of contact met ons hebt. Denk hierbij aan naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, maar ook Burgerservicenummer, financiële gegevens, e-mails, antwoorden, meningen alsmede gebruikersnamen en wachtwoorden.
In feite gaat het om alle gegevens die in verband met u kunnen worden gebracht.
Doeleinden gebruik van privacygegevens
Wij verrichten diverse werkzaamheden voor u als cliënt, d.w.z. wij verzorgen uw boekhouding, aangiftes omzetbelasting en inkomstenbelasting/vennootschapsbelasting, maken jaarstukken op, stellen bezwaarschriften op en of voeren beroepsprocedures alsmede verrichten wij overige niet hiervoor benoemde dienstverlening.
Met uw privacygegevens zijn wij in staat om onze dienstverlening uit te voeren. Wij doen dit op grond van onze overeenkomst die wij met u als cliënt hebben gesloten. Omdat wij in het kader van de WWFT onder toezicht vallen van Bureau Financieel Toezicht zijn wij ook uit dien hoofde verplicht een deel van uw privacygegevens desgewenst ter inzage te geven. Dit is de reden waarom wij u bij aanname als cliënt verzoeken om een kopie van uw identiteitsbewijs, omdat wij verplicht zijn u te identificeren, d.w.z. te controleren of u bent wie u zegt die u bent.
Ook dienen wij in bepaalde situaties in te gaan op verzoeken van bijvoorbeeld de belastingdienst om inzage te verstrekken in uw privacygegevens. Wij zijn dat op grond van de wetgeving in sommige gevallen verplicht. In dat geval zullen wij de rechtmatigheid, noodzakelijkheid en proportionaliteit van het verzoek afwegen alvorens wij het verzoek inwilligen.
Naast de door u met ons overeengekomen werkzaamheden, verrichten wij, afhankelijk van de opdracht ook proactief werkzaamheden voor u, ook hiertoe gebruiken wij uw privacygegevens. Wij signaleren bijvoorbeeld aan de hand van uw financiële gegevens eventuele fiscale kansen en of bedreigingen.
Van wie hebben wij privacygegevens
Wij zijn in bezit van de privacygegevens van u als cliënt en van iedereen met wie wij direct of indirect contact hebben gehad. Dit houdt dus in dat wij ook in bezit zijn van privacygegevens van cliënten die een besloten vennootschap hebben, een maatschap of vennootschap onder firma hebben en of een eenmanszaak hebben.
Welke gegevens hebben wij
Wij zijn in het bezit van een verscheidenheid aan privacygegevens, denk hierbij aan:
- Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadressen inclusief die van de onderneming die u bezit;
- Identiteitsgegevens en de gegevens vermeld op het identiteitsbewijs;
- Burgerservicenummer;
- Uw functie en eventuele nevenfuncties;
- E-mails die u aan ons verstuurd of die wij aan u versturen;
- Eigendomsbewijzen van bijvoorbeeld onroerende zaken of besloten vennootschapen;
- Uittreksels van Kamer van Koophandel
- Testamenten, huwelijkse voorwaarden en samenlevingsovereenkomsten;
- Financiële gegevens zoals aangiftes inkomstenbelasting, jaarrekeningen, overige financiële overzichten;
- Akkoordverklaringen, adviesmemo’s en andere vormen van communicatie.
Deze gegevens bewaren wij zo lang als nodig is voor het doel waarvoor de gegevens gebruikt worden en rekening houdend met de voor ons geldende bewaarplicht. Hoe lang deze bewaarplicht precies is verschilt. De bewaarplicht kan oplopen tot vele jaren. Hieronder hebben wij voor de meest voorkomende werkzaamheden de bewaartermijn aangegeven.
Soort Bewaartermijn
Administratie (loon en overig) 7 jaar na datum opstellen
Jaarrekening 7 jaar na datum opstellen
Facturen 7 jaar na datum opstellen
Subsidieadministratie 10 jaar na datum opstellen
Fiscale aangiften en bijbehorende stukken 5 jaar na het jaar waarop dit betrekking heeft
Aangifte erfbelasting met binnenlands vermogen 5 jaar na het jaar waarop dit betrekking heeft
Aangifte erfbelasting met buitenlands vermogen 12 jaar na het jaar waarop dit betrekking heeft
Wwft gegevens 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie
Telefoonnummers en mailadressen 6 maanden na het beëindigen van de zakelijke relatie
Wachtwoorden en ander codes 0 maanden na het beëindigen van de zakelijke relatie
Wij verwerken slechts die privacygegevens die relevant zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening of die wij op grond van wetgeving krijgen opgelegd te verwerken. Andere privacygegevens dan de noodzakelijke worden bij ons niet vastgelegd. Wij wijzen u erop dat u zelf verantwoordelijk bent voor het bewaren van stukken die niet aan ons ter beschikking zijn gesteld en waarvoor een bewaartermijn geldt.
Met wie delen wij privacygegevens
In principe delen wij geen privacygegevens met anderen, uiteraard voor zover onze dienstverlening niet anders van ons vraagt.
Wij delen dus wel privacygegevens met de belastingdienst (bij het indienen van een aangifte bijvoorbeeld of bij een boekenonderzoek), echter dan slechts die gegevens die relevant zijn. Ook delen wij privacygegevens met toezichthouders indien dat van ons gevraagd wordt (Bureau Financieel Toezicht). Ook kan het zo zijn dat wij verplicht zijn privacygegevens te verstrekken op juridische grond (bijvoorbeeld omdat een rechter dat ons verplicht).
Daarnaast is het zo dat u ons toestemming kunt geven om privacygegevens te verstrekken aan derden. Indien u ons bijvoorbeeld verzoek een financieel overzicht naar de bankier te sturen, dient u ons tevens toe te staan deze gegevens te delen.
In het kader van onze dienstverlening komt het voor dat wij kennis en kunde delen met een ander belastingadvieskantoor waarmee wij een bepaalde vorm van samenwerking hebben. Dit doen wij om de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen, maar ook om de continuïteit van onze waarneming te waarborgen ingeval van ziekte, langdurige arbeidsongeschiktheid of overlijden. Het betreft hier A&T Advisers te Hippolytushoef. Uit hoofde van onze dienstverlening overeenkomst komt het dus in sommige gevallen voor dat wij privacygegevens delen. Om uw privacy te waarborgen hebben wij een geheimhoudingsovereenkomst gesloten met dit belastingadvieskantoor. Indien zij uw gegevens onder ogen krijgen, dan zijn zij gehouden aan dezelfde geheimhouding, integriteit en privacy regels als onze organisatie.
Dienstverleners die voor onze organisatie werken komen in sommige gevallen in aanraking met uw persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval bij onderhoud aan onze ICT systemen. Met deze dienstverleners hebben wij een geheimhoudingsovereenkomst gesloten waarin vermeld staat dat zij zich dienen te houden aan strikte geheimhouding en niet gerechtigd zijn tot het maken van kopieën, of andere vastleggingen. De gegevens die zij onder ogen krijgen betreffen slechts die gegevens die relevant zijn voor hun dienstverlening of die gegevens in het kader van hun dienstverlening.
Voor cliënten waarvoor wij de salarisadministratie regelen maken wij gebruik van een loonverwerkingsbureau. Wij delen privacy gegevens met dit loonverwerkingsbureau. Uit dien hoofde hebben wij een geheimhoudingsovereenkomst of verwerkingsovereenkomst gesloten met als gevolg dat voor dit loonverwerkingsbureau geheimhouding, integriteit en privacy regels van toepassing zijn.
Beveiliging van privacygegevens
Onze organisatie is zich bewust van de noodzaak tot het adequaat beveiligen van uw gegevens. Immers het is de basis van onze dienstverlening om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig zijn. Onze organisatie heeft hiertoe een beveiligingsbeleid ontwikkeld. Het beleid bestaat uit een combinatie van fysieke en logische toegangsbeveiligingen, maar ook uit procedures die waarborgen dat gegevens veilig beheerd worden. Ons ICT beleid wordt periodiek getoetst en geëvalueerd en op die manier up to date gehouden met de meest recente ontwikkelingen als het goed om ICT criminaliteit.
Met bedrijven waarmee wij samenwerking en/of bedrijven die voor ons werken zijn wij een geheimhoudingsverklaring overeengekomen. Wij merken hierbij op dat deze bedrijven slechts die data onder ogen krijgen die relevant zijn voor de dienstverlening op dat moment.
Wij vallen net als vele andere organisatie onder toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze Autoriteit controleert of de wetgeving, d.w.z. de AVG juist wordt nageleefd.
Inzage, aanpassing van uw gegevens
Indien u wilt weten welke persoonsgegevens wij hebben vastgelegd, dan kunt u gebruik maken van uw recht op inzage. Ook kunt u een verzoek doen om gegevens aan te vullen en of te wijzigen. In dat geval verwijzen wij u naar de klachten en verzoek procedure. Deze is te vinden op onze website.
Onze visie op privacy
Wij kunnen onze dienstverlening uitsluitend goed uitvoeren op het moment dat wij in bezit zijn van relevante privacygegevens en deze ook mogen delen met uitsluitende belanghebbenden. Reeds eerder hebben wij opgemerkt dat bescherming van deze gegevens, de geheimhouding ervan en de integriteit waarmee wij met deze gegevens omgaan de basis van onze dienstverlening vormt, namelijk vertrouwen.
Wij passen daarom ons privacy beleid aan zo vaak als nodig om te blijven voldaan aan een hoge mate van beveiliging.
Vragen over privacy
Indien u vragen heeft over privacy kunt u ons persoonlijk benaderen. Wij zijn hiervoor telefonisch of per email bereikbaar.
BalvertAdviseurs Finance & Tax
Privacy Statement van toepassing per 25-5-2018